Controlling Pada Fungsi Manajemen

FUNGSI FUNGSI MANAJEMEN

A.PLANNING (PERENCANAAN)

B.ORGANIZING (PENGORGANISASIAN/PENYUSUNAN)

C.ACTUATING (PELAKSANAAN)

D.CONTROLLING (PENGAWASAN)

Pengendalian (Controlling):

adalah  usaha  sistematik  untuk  menetapkan  standar prestasi tertentu

dengan merencanakan, mendesain sistem umpan balik informasi, membandingkan  prestasi  yang  sesungguhnya  dengan standar prestasi, menentukan apakah terjadi penyimpangan dan mengukur apakah penyimpangan itu berarti (signifikan), melakukan perbaikan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumberdaya perusahaan digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan.

Definisi tersebut mencakup :

1. Adanya standar prestasi.
2. Adanya  usaha  perbandingan  hasil  yang  diperoleh dengan rencana.
3. Menentukan  apakah  terjadi  penyimpangan  atau tidak.
4. Melakukan perbaikan.

PENTINGNYA PENGENDALIAN

• PERUBAHAN

Dalam kondisi bisnis sekarang ini nampaknya peubahan merupakan suatu hal yang tidak dapat dihindarkan lagi. Persaingan, produk baru, munculnya peraturan baru, bahan baku baru, semuanya membuat pengendalian diperlukan untuk mengatasi skaligus memanfaatkan perubahan-perubahan  yang   terjadi.  Perusahaan  yang tidak mengantisipasi perubahan akan mengalami peruabahan.

• KOMPLEKSITAS

Perusahaan atau organisasi dan situasi bisnis berkembang menjadi semakin kompleks. Perusahaan-perusahaan terdiversifikasi luas sehingga mencakup tidak hanya satu industri tapi beberapa industri sekaligus dengan tingkat kompleksitas yang tinggi.

• KESALAHAN

Bila tidak ada kesalahan dalam organisasi maka pengendalian tidak diperlukan. Manajer hanya pelu mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi didalam organisasi atau di lingkungan. Untuk mendiagnosis    kesalahan-kesalahan    tersebut    sedini mungkin maka diperlukan sistem pengendalian yang baik.

TIPE TIPE PENGENDALIAN

1. PENGAWASAN PENDAHULUAN (FEEDFORWARD CONTROL / STEERING CONTROL) Pengawasan ini didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi pengawasan ini lebih aktif dan progresif dengan   mendeteksi   masalah-masalah   dan   mengambil tindakan yang diperlukan sebelum sesuatu masalah terjadi.
2. PENGENDALIAN CONCURRENT (YES/NO) Tipe pengendalian ini dilakukan selama kegiatan masih belangsung. Tipe ini merupakan pengendalian dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabla ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi.
3. PENGENDALIAN UMPAN BALIK (POST ACTION CONTROL / FEEDBACK CONTROL) Pengendalian  ini  mengevalusi  hasil-hasil  yang  telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai. Penyebab penyimpangan kemudian ditentukan, dan kemudian penyebab tersebut dapat dijadikan sbagai input dalamperencanaan dimasa mendatang untuk kegiatan yang serupa. Pengawasan ini bersifat historis karena dilakukan setelah kegiatan terjadi. barang  atau  jasa,  jumlah  langganan  atau  kualitas

TAHAP TAHAP DALAM PROSES PENGAWASAN

1. PENETAPAN STANDAR

Standar berarti sebagai suatu satuan pengukuran yang

dapat digunakan sebagai “patokan” untuk menilai hasilhasil.

3 (tiga) bentuk standar yang umum adalah :

• Standar-standar phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk.
• Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupilesah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
• Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

1. Hukum Perlindungan Konsumen
2. Sistem informasi manajemen (SIM)
3. Materi Hukum Perlindungan Konsumen
4. Kelembagaan Perlindungan Konsumen
5. Konsep Dasar Manajemen Strategik
6. Penentuan visi, misi, falsafah, Dan tujuan perusahaan
7. Gambaran Umum Tentang Anggaran

2. PENENTUAN PENGUKURAN PELAKSAAN KEGIATAN

Penetapan   standar   adalah   sia-sia   bila   tidak   disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan secara nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran atau pelaksanaan kegiatan secara tepat.

3. PENGUKURAN PELAKSAAN KEGIATAN

Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, dilakukan sbagai proses berulang-ulang danterus menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu :

• Pengamatan (observasi).
• Laporan-laporan, baik lisan dan tertulis.
• Metode-metode otomatis.
• Inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan sampel.

4. PERBANDINGAN YANG TERLAKSAKAN DENGAN STANDAR DAN ANALISA PENYIMPANGAN

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengganalisa dan menginterpretasikan. an pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

5. PENGAMBILAN TINDAKAN KOREKSI BILA DITENTUKAN

Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan  Bersamaan.

Tindakan koreksi berupa :

• Mengubah standar mula-mula.
• Mengubah pengukuran pelaksanaan.
• Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan.
• Sistem pengendalian yang baik memerlukan akurasi dan  kecepatan  informasi  sehingga  penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dapat terdeteksi sedini mungkin. Untuk itu diperlukan Sistem Informasi Manajemen yang Efisien dan Efektif.
• Pengendalian  juga  juga harus dilakukan untuk semua lapisan organisasi, bukan hanya manajemen tingkat lapisan organisasi, bukan hanya manajemen tingkat atas.
• Pengendalian juga tidak hanya untuk satu fungsi tertentu, seperti keuangan, tetapi Juga untuk fungsi lainnya seperti fungsi operasional, pemasaran, atau sumberdaya manusia.

PRESTASI KUNCI

(KEY PERFORMANCE AREA)

Prestasi  Kunci  merupakan  bagian  dari  organisasi atau  unit  organisasi  yang  harus  berfungsi  efektif apabila organisasi atau unit secara keseluruhan akan bejalan sukses. Jika bagian ini berjalan dengan baik, maka secara kesluruhan organisasi dapat diharapkan berjalan lancar, dan sebaliknya.

Dengan demikian bagian ini mepunyai peanan yang penting untuk kelancaran organisasi.

Disamping prestasi kunci yang bersifat fungsional seperti yang digambarkan diatas, prestasi kunci yang bersifat menyeluruh juga dapat dirumuskan, misal tingkat kepuasan konsumen.

PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

William H. Newman telah mengemukakan prosedur untuk penetapan sistem pengawasan. Pendekatan terdiri atas 5 (lima) langkah dasar :

1.MERUMUSKAN HASIL YANG DIINGINKAN

Manajer  harus  merumuskan  hasil  yang  akan  dicapai  sejelas mungkin.

2.MENETAPKAN PETUNJUK (PREDICTORS) HASIL

Tujuan pengawasan sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya penyimpangan sebelum keliatan diselesaikan. Newman telah mengidentifikasikan beberapa “early warning predictors” yang dapat membantu manajer memperkirakan apakah hasil yang diinginkan tercapai atau tidak, yaitu

1. Pengukuran masukan.
2. Hasil-hasil pada tahap-tahap permulaan.
3. Gejala-gejala (symptoms).
4. Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan.

3.MERUMUSKAN STANDAR PENUNJUK DAN HASIL

Penetapan standar untuk penunjuk dan hasil akhir adalah bagian penting perancangan proses pengawasan.

4.MENETAPKAN JARINGAN INFORMASI DAN UMPAN BALIK

Jaringan kerja komunikasi dianggap baik bila aliran tidak hanya keatas tetapi juga kebawah kepada siapa yang harus mengambil tindakan koreksi.

5.MENILAI INFORMASI DAN MENGAMBIL TINDAKAN KOREKSI

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil, dan pengambilan tindakan.

BIDANGH BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK

(TITIK PENGENDALIAN STRATEGIS)

Bidang-bidang ini merupakan aspek-aspek satuan kerja atau organisasi yang harus befungsi secara efektif agar keseluruhan organisasi meraih sukses.

Melalui titik pengendalian/pengawasan strategis, manajer dapat memperoleh informasi jalannya perusahaan tanpa harus mengamati semua lapisan perusahaan. Dengan cara ini jumlah informasi dan Supaya pengumpulan informasi dapat dihemat dengan cukup signifikan. secara keseluruhan.

1. Hukum Perlindungan Konsumen
2. Sistem informasi manajemen (SIM)
3. Materi Hukum Perlindungan Konsumen
4. Kelembagaan Perlindungan Konsumen
5. Konsep Dasar Manajemen Strategik
6. Penentuan visi, misi, falsafah, Dan tujuan perusahaan
7. Gambaran Umum Tentang Anggaran

METODE METODE PENGAWASAN

Metode-metode Pengawasan dapat dikelompokkan ke dalam 2 (dua) bagian, yaitu Pengawasan Kualitatif dan Pengawasan Kuantitatif.

1. PENGAWASAN KUALITATIF

Pengawasan Kualitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan.

Teknik-teknik yang sering digunakan adalah :

• Pengamatan (Pengendalian dan Observasi). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
• Inspeksi teratur dan langsung. Dilakukan secara periodik dengan mengamati kegiatan atau produk secara langsung.
• Laporan lisan dan tertulis. Dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feedback dari bawahan dengan relatif lebih cepat.
• Evaluasi pelaksanaan. Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama.
• Management by Exception (MBE)

Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut    didasarkan    prinsip    pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin. Meskipun manajer dapat menggunakan prinsip tersebut, beberapa manajer menetapkan prosedur untuk membantu pelaksanaan pengendalian dengan pengecualian.

2. PENGAWASAN KUANTITATIF

Pengawasan  Kuantitatif  melibatkan  angka-angka  untuk menilai suatu prestasi.

Beberapa     teknik    yang    dapat    dipakai    dalam pengawasan kuantitatif adalah :

• Anggaran.
• Audit.
• Analisis Break-Even.
• Analisis Rasio.
• Beberapa bagan dan teknik perencanaan seperti Bagan Gant (Gant Chart), PERT (Program Evaluation and Review Technique), dan CPM(Critical Path Methode).

ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

2 (dua)  teknik  yang  paling  terkenal  sebagai  Alat  Bantu Pengawasan Manajerial adalah Manajemen dengan Pengecualian (Management by Exception) dan Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems)

1. 1MANAGEMENT BY EXCEPTION (MBE) MBE, atau prinsip pengcualian, memungkinkan manajer untuk  mengarahkan perhatiannya pada  bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tingkat manajemen rendah untuk pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para menangani variasi-variasi rutin.
2. MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (MIS) MIS adalah sistem pengadaan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi yang direncanakan agar keputusan-keputusan manajemen yang efektif dapat dibuat.

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (MIS)

MIS dirancang melalui beberapa tahap utama, yaitu :

1. Tahap Survey Pendahuluan dan Perumusan Masalah.
2. Tahap Desain Konsepsual.
3. Tahap Desain Terperinci.
4. Tahap Implementasi Akhir.

Agar  perancangan  MIS  berjalan  efektif,  manajemen perlu memperhatikan 5 (lima) pedoman berikut ini :

1. Mengikutsertakan  pemakai  (unsur)  ke  dalam  tim perancang.
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih daripada pertimbangan kualitas belaka.
4. Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan.
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi para operator dan pemakai sistem.

PENGAWASAN YANG EFEKTIF

Secara  umum  pengawasan  yang  efektif  harus situasional (memperhatikan situasi). Pengawasan yang baik harus disesuaikan dengan rencana dan struktur organisasi, kepribadian atau karakteristik individu manajer,  dan  kebutuhan  untuk  efisiensi  dan efektivitas.  Disamping  itu  pengawasan  juga  harus mampu memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu serta mengarah pada upaya perbaikan.

KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF

1. Disesuaikan dengan Rencana dan Struktur Organisasi. Sistem pengendalian yang baik ditujukan untuk memastikan apakah hasil yang diperoleh sesuai dengan yang direncanakan. Disamping harus menyesuaikan dengan posisi yang mengendalikan, sistem pengendalian yang baik harus memunculkan  pihak-pihak  yang  bertanggung-jawab terhadap penyimpangan yang terjadi.
2. Disuaikan dengan Manajer. Pengendalian yang baik harus sesuai dengan karakteristik manajer yng mengwasi atau diawasi.
3. Realistik secara Ekonomi. Sistem pengendalian harus memperhitungkan biaya yang dikeluarkan. Manfaat yang diperoleh dari system pengendalian harus lebih tinggi dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.
4. Akurat. Informasi yang akurat diperlukan untuk pengendalian yang baik.  Informasi  yang  tidak  akurat  bisa  merusak pengendalian atau menimbulkan maslah baru.
5. Tepat Waktu. Informasi harus datang pada waktu yang tepat. Apabila informasi tersebut datangnya terlambat, maka tidak akan bermanfaat banyak untuk perbaikan dimasa mendatang.
6. Fleksibel. Lingkungan bisnis saat ini tidak ada lagi yang stabil selamanya. Sistem pengendalian yang baik harus memperhitungkan kemungkinan-kemungkinan perubahan.
7. Obyektif dan Bisa Dipahami. Sistem pengendalian yang baik harus jelas dan obyektif. Kejelasan membuat anggota organisasi tahu apa yang harus dilakukan. Obyektivitas membuat prestasi individu bisa dibandingkan dengan kriteria yang jelas, disamping diperoleh perasaan diperlakukan secara adil.
8. Mengarah pada Perbaikan. Sistem pengendalian yang baik harus menghasilkan informasi yang mengarah pada perbaikan.
9. Memfokuskan pada Titik Strategis Pengendalian yang baik eharusnya memfokuskan pada titik yang strategis dimana kemungkinan terjadi penyimpangan cukup besar.
10. Diterima para anggota organisasi.

1. Program Kewirausahaan Mahasiswa “BOOM BURGER CAFE”
2. Konsep Perdagangan Dunia Maya dan Aspek Hukumnya
3. Konsep Perdagangan Dunia Maya dan Aspek Hukumnya
4. Penjelasan Berbagai Jenis Transformers Dan Penggunaannya
5. Hukum Perlindungan Konsumen
6. Sistem informasi manajemen (SIM)
7. Materi Hukum Perlindungan Konsumen

PERLAWANAN TERHADAP PENGENDALIAN

1.ALASAN PERLAWANAN.

• Pengendalian yang berlebihan (overcontrol). Kadang-kadang organisasi mempunyai kecenderungan untuk melakukan pengendalian yang berlebihan, khususnya pengendalian terhadap perilaku sehari-hari anggota organisasi.
• Fokus yang tidak tepat. Sistem pengendalian dengan fokus yang salah bias mengakibatkan perlawanan terhadap sistem tersbut, disamping tujuan organisasi yang tidak tercapai.
• Balasan Positif untuk Ketidak-efisienan. Suatu sistem pengdalian barangkali mempunyai system insentif yang ‘salah’, sehingga ketidak-efisienan justru ‘dihargai’.
• Pertanggung jawaban. Sistem  pengendalian akan  menciptakan pertanggung- jawaban. Hal ini memperjelas siapa yang harus bertanggung-jawab terhadap  kesalahan  atau  prestasi tertentu.

2. MENGATASI PERLAWANAN

• Menciptakan Sistem Pengendalian yang Efektif. Jika sistem pengendalian dirancang dengan baik dan mempunyai karakteristik pengendalian yang efektif, maka setiap anggota organisasi akan diperlakukan secara adil, sesuai dengan prestasinya.
• Mendorong Partisipasi. Karyawan yang dilibatkan dalam proses perencanaan dan pengendalian akan kecil kemungkinannya untuk menolak sistem rencanaan dan pepengendalian tersebut.
• Menggunakan MBO (Management By Objectives). MBO melibatkan karyawan dalam proses penentuan target atau tujuan yang akan dicapai mereka. Tujuan atau target tersebut akan menjadi standar mereka.
• Menggunakan Sistem Cross Check. Memelihara sistem informasi yang memungkinkan pengecekan silang juga akan membantu mengurangi perlawanan terhadap sistem pengendalian.

Aji Fitriyan Hidayat

Skill Comes From Within Yourself, Not Other Or Family, So Be Enthusiastic For Yourself.

Bagikan Artikel ini