Gambaran Umum Tentang Anggaran

Penyusunan anggaran merupakan proses pembuatan rencana kerja dalamrangka waktu satu tahun, yang dinyatakan dalam satuan moneter dan satuankuantitatif  lain. Penyusunan anggaran sering diartikan sebagai perencanaanlaba (proft planning). Dalam perencanaan laba, manajemen menyusun rencanaoperasional yang implikasinya dinyatakan dalam laporan laba rugi jangka pendekdan jangka panjang, neraca kas dan modal kerja yang diproyeksikan dimasa yangakan datang.Untuk melukiskan anggaran dan proses penyusunan anggaran, layaknyasebagai suatu proyek pembangunan sebuah jembatan. Untuk membangun jembatan tersebut diperlukan waktu dua tahun. Jembatan tersebut akan dibangun berdasarkan cetak biru (blue print) dan berdasarkan rencana biaya yang dibuat oleh arsitek. Setiap bulan dibuat anggaran biaya untuk pedoman dalam pelaksanaan kegiatan pembangunan setiap bagian jembatan tersebut, sehingga keseluruhan pekerjaan jembatan tersebut dapat terlaksana sesuai dengan blue print yang telah dibuat dengan rencana biaya yang telah disusun sebelum proyek dilaksanakan.

Pengelolaan perusahaan tidak jauh berbeda dengan pengelolaan suatu proyek pembangunan jembatan yang dijelaskan diatas.Untuk jangka waktu tertentu, misalnya lima sampai sepuluh tahun, manajemen puncak menetapkan kearah mana perusahaan akan dijalankan. Manajemen puncak menyusun semacam blue print tentang kondisi yang akan dicapai perusahaan dalam jangka panjang. Blue print ini berupa program jangka panjang yaitu pangsa pasar, produk dan teknologi produksi, keuangan, kepegawaian, citra perusahaan, sistem inforrnasi manajemen, budaya perusahaan dan lain sebagainya. Manajemen mengalokasikan sumber daya yang ada untuk setiap program yang disusunnya. Untuk menjamin terlaksananya program tersebut, manajemen menyusun anggaran yang berisi rencana kerja tahunan dan taksiran nilai sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan rencana kerja tahunan dan taksiran nilai sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan rencana kerja tersebut. Dalam proses penyusunan anggaran tersebut, ditunjuk manajer yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan rencana kerja dan dialokasikan berbagai sumber daya yang diperlukan kepada manajer yang bersangkutan. Anggaran menjamin pelaksanaan rencana kerja dengan biaya yang sesuai dengan yang direncanakan dalam anggaran. Dengan demikian penyusunan anggaran dimaksudkan untuk memberikan jaminan pencapaian blue print tentang program jangka panjang, yang mencakup pangsa pasar, produk dan teknologi produksi, kepegawaian, keuangan, citra perusahaan, sistem informasi manajemen, budaya perusahaan dengan biaya sesuai dengan yang dianggarkan sebelumnya.

Pengertian Anggaran

Pengertian Anggaran menurut Munandar (1985)“Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit dan satuan moneter yang berlaku untuk periode yang akan datang”.

Pengertian Anggaran menurut Nafarin (2007)” Anggaran merupakan rencana tertulis mengenai suatu kegiatan organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang, tetapi dapat juga dinyatakan dalam satuan barang/jasa”.

Dari pengertian di atas, anggaran dikaitkan dengan fungsi-fungsi dasar manajemen yang meliputi fungsi perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Jadi bila anggaran dihubungkan fungsi dasar manajemen maka anggaran meliputi fungsi perencanaan, mengarahkan, mengorganisasi dan mengawasi setiap satuan dan bidang-bidang organisasional didalam suatu perusahaan.

Dari defenisi di atas, dapat diambil beberapa kesimpulan :

1. Bahwa anggaran harus bersifat formal artinya anggaran disusun dengan sengajadan bersungguh-sungguh dalam bentuk tertulis dan teliti.
2. Bahwa anggaran harus bersifat sistematis artinya anggaran disusun dengan    berurutan dan berdasarkan logika.
3. Bahwa setiap manajer dihadapkan pada suatu tanggungjawab untuk mengambilkeputusan sehingga anggaran merupakan hasil pengambilan keputusan yang    berdasarkan asumsi tertentu.
4. Untuk keputusan yang diambil oleh manajer tersebut, merupakan pelaksanaanfungsi manajer dari segi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan   pengawasan.

Dari dua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa terdapat unsur-unsur yang harus ada dalam anggaran. Unsur-unsur tersebut meliputi :

1.  Rencana, merupakan bagian dari aktivitas perusahaan  di masa yang akan datang, yang dapat diperkirakan atau di estimasi , diramalkan  berdasarkan informasi  yang tersedia serta survey yang dilakukan. Rencana yang terdapat dalam anggaran lebih sistematis dan disajikan dalam bentuk angka-angka, dan mencakup seluruh kegiatan/aktivitas perusahaan.

         Penyusunan rencana ini perlu dilakukan karena berbagai sebab antara lain :

a.    Ketidakpastian waktu yang akan datang

      Peristiwa apa yang akan terjadi  dengan berjalannnya waktu tidak dapat ditentukan dengan pasti oleh perusahaan. Berbagai faktor eksternal perusahaan mempunyai andil yang kuat terhadap  aktivitas perusahaan seperti tingkat pendapatan masyarakat atau keadaan ekonomi, persediaan tenaga kerja, ketersediaan pemasok, serta hukum dan politik yang berlaku.

      Contoh: Apakah persaingan akan semakin meningkat, apakah akan terjadi kenaikan harga bahan mentah,apakah cukup tersedia bahan mentah dari supplier, apakah terdapat ketrampilan yang memadai oleh karyawan.

b.    Tersedia nya berbagai alternatif pilihan.

      Berbagai pertimbangan yang diakibatkan oleh ketidakpastian waktu akan memunculkan berbagai alternative yang akan dipilih perusahaan. Bagi perusahaan yang sudah berjalan harus jeli dengan berbagai variasi produk yang  diproduksi  perusahaan pesaing.Oleh sebab itu alternatifproduk harus diciptakan agar pangsa pasar yang sudah diraih sebelumnya tidak dapat di ambil oleh perusahaan pesaing.

c.     Sebagai pedoman kerja di masa yang akan datang

      Dengan adanya pedoman, maka perusahaan ber aktivitas sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, dengan demikian jalannya perusahaan tidak lari dari koridor yang telah di buat dan lebih terarah

      Contoh : Perusahaan telah menganggarkan untuk mengeluarkan biaya promosi tahun 2014 sebesar Rp. 250.000.000,- maka dengan demikian divisi pemasaran akan mengoptimalkan anggaran yang sebesar itu untuk mempromosikan produk yang dihasilkan perusahaan ke media-media yang efektif dalam berpromosi.

d.    Sebagai pengkoordinasian  atas aktivitas dalam perusahaan.

      Seluruh aktivitas yang terdapat dalam perusahaan membutuhkan koordinasi yang tepat dari bagian yang mengepalainya. Pengkoordinasian ini membutuhkan pedoman yang ada, agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Alat yang yang digunakan adalah anggaran, sehingga dengan demikian dengan adanya anggaran akan terjalin kerjasama antar divisi yang saling mendukung.

e.    Sebagai alat pengawasan atas realisasi yang telah dicapai.

      Dengan adanya anggaran, maka perusahaan dapat membandingkan antara hasil yang telah dicapai dengan rencana (anggaran) yang telah ditetapkan sebelumnya. Jika pada tahun 2011 perusahaan berencana untuk melakukan penjualan sebanyak 1000 unit, ternyata dalam realitasnya pada tahun 2012 perusahaan hanya mampu menjual sebanyak 750 unit. Kenyataan ini dapat ditindak lanjuti,dari anggaran yang telah rencanakan seperti dari anggaran promosi, apakah biaya promosi yang dikeluarkan belum optimal atau media promosi yang dipilih tidak efektif.

2. Meliputi seluruh aktivitas perusahaan.

        Aktivitas yang ada dalam perusahaan mulai dari penyediaan bahan baku, penyediaan tenaga kerja, penyediaan alat dan mesin sampai ke hasil produksi merupakan aktivitas perusahaan yang saling berkaitan, dan satu kesatuan yang tidak bisa terpisahkan.

3. Dinyatakan dalam satuan moneter

        Keberagaman satuan ukur atau unit yang digunakan dalam penyusunan anggaran membutuhkan satusatuan yang dapat dijadikan patokan yang memiliki nilai untuk diperhitungkan. Satuan itu bernama satuan moneter atau satuan dalam satu mata uang tertentu, sehingga  pebedaan satuan dalam  bahan baku yang dinyatakan dalam satuan unit, tenaga kerja dalam kesatuan jam kerja atau kesatuan waktu, listrik dalam satuan watt, semuanya dapat disatukan dengan satu nilai moneter tertentu.

4.Jangka waktu tertentu untuk masa yang akan datang

         Penyusunan anggaran diperuntukkan untuk masa yang akan datang dan dalam jangka waktu tertentu. Menurut Munandar beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dan mempengaruhi penyusunan anggaran adalah luas nya pasar,posisi perusahaan dalam pesaingan, jenis produk yangdihasilkan perusahaan, tersedianya data dan informasi untuk melakukan penaksiran (forecasting), keadaan perekonomian pada umumnya.

Manfaat penyusunan Anggaran

Menurut Heckerts dan Wilson dalam Adisaputro ( bahwa manfaat utama dari anggaran adalah dapat ditentukannya kegiatan-kegiatan yang paling profitable yang akan dilakukan,dan manfaat lainnya adalah membantu management dalam mengelola perusahaan.

Sedangkan menurut Munandar , manfaat atau kegunaan dari anggarant adalah :

1.     Sebagai pedoman kerja.

         Dalam hal ini kegunaan anggaran bagi menejer adalah sebagai panutan dan cermin dalam menjalankan aktivitas perusahaan.Pedoman yang berupa anggaran dapat dijadikan tolak ukur yang mesti dicapai oleh perusahaan untuk masa yang akan datang.

2.    Sebagai alat pengkoordinasian kerja.

3.  Berbagai aktivitas berjalan dalam perusahaan membutuhkan  satu komando yang mampu menyelaraskan, menyatukan kegiatan-kegiatan  sehingga terciptanya kerjasama yang baik dan berkelanjutan. Dengan adanya kondisi ini kelancaran aktivitas perusahaan akan berjalan dengan baik.

4.     Sebagai alat pengawasan kerja.

         Anggaran dapat dijadikan penilaian terhadap hasil yang telah diperoleh perusahaan. Dengan membandingkan anggaran yang telah ditetapkan dengan realisasinya. Apabila realisasi sudah sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan maka perusahaan berupaya untuk mempertahankan secara konsisten apa yang telah di rencanakan, sebaliknya apabila realisasi jauh dari yang telah di anggarkan, maka perusahaan harus melakukan perbaikan untuk masa yang akan datang.

         Dalam menyusun sebuah anggaran dibutuhkan informasi, data dan pengalaman. Informasi, data dan pengalaman yang dikumpulkan bisa diperoleh dari dalam perusahaan sendiri. Data dan informasi yang diperoleh dari dalam perusahaan bersifat controable (dapat di kontrol) sedangkan  informasi  yang berasal dari luar perusahaan seperti pendapatan per kapita masyarakat, tingkat persaingan, kebijakan dan peraturan pemerintah bersifat uncontroable (tidak dapat di kontrol).

         Dalam hal ini peramalan (forecasting) sangat diperlukan, untuk mengestimasi anggaran tahun yang akan datang dalam hal unit(output), biaya, jam kerja, penjualan, kas dan sebagainya.

Peranan Anggaran Dalam Management

Anggaran merupakan alat bagi menejer untuk menjalankan fungsi-funggi manajemen dalam hal perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengawasan (actuating )dan pengontrolan (controlling).

a.    Dalam hal perencanaan (planning)

      Anggaran merupakan gambaran hasil yang ingin dicapai pada waktu yang akan datang dalam satu periode tertentu. Dalam hal menejer memiliki rencana untuk meningkatkan penjualan perusahaan maka anggaran merupakan pelaksanananya. Mulai dari menetapkan berapa penjualan yang ingin di capai,oleh karena nya disiapkan juga berapa anggaran penjualan dengan pertimbangan kemampuan perusahaan dalam berproduksi, kemampuan ketersediaan bahan baku, ketersediaan tenaga kerja dan sebagainya. Masing-masing pertimbangan diatas membutuhkan anggran nya masing-masing seperti anggaran penjualan, anggaran bahan baku, anggaran tenaga kerja dan lainnya.

b.    Dalam hal pengorganisasian (organizing)

      Struktur organisasi yang telah dibentuk oleh perusahaan dengan berbagai tugas dan tangung jawab yang di emban, dapat saja berubah dengan adanya peningkatan kebutuhan dan kebijakan dalam anggaran. Misalkan saja, dalam tujuan perusahaan  meningkatkan penjualan perusahaan dengan menambah varian produk yang telah ada, membutuhkan penambahan divisi baru yang memang diperlukan untuk menghasilkan varian produk baru tersebut. Sehingga menejer harus merevisi kembali organisasi beseta sumber daya yang ada di dalam perusahaan.

c.     Dalam hal pengarahan (actuating)

      Peningkatan penjualan yang diharapkan perusahaan yang terencana dalam anggaran penjualan dengan menambah varian produk membutuhkan pengarahan yang tentunya lebih kompleks lagi. Varian produk baru yang akan di hasilkan membutuhkan pengarahan yang ekstra ketat dari management karena merupakan produk baru yang akan di luncurkan ke pasar, yang membutuhkan skill dan kemampuan baru bagi tenaga kerja. dengan demikian diharapkan konsumen puas dengan produk baru tersebut.

d.    Pengontrolan (controlling)

      Pengawasan dan kontrol diperlukan untuk memantau kualitas produk yang dihasilkan perusahaan, dalam hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan uji dan test. Sehingga dengan demikian varian produk yang dihasilkan dapat diterima baik oleh konsumen dan diharapkan lebih baik dari produk sebelumnya yang telah di produksi.

Oleh karena peranan anggaran yang di  motori oleh manejer tidak dapat terlaksana dengan mudahnya tanpa adanya kemampuan skill dan seninya menejer dalam memotivasi sumber daya yang ada dalam perusahaan yang terdiri dari sumber daya yang tidak  terlihat (intangible asset) maupun sumber daya yang terlihat (tangible asset).

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kebijaksanaan Manager Dalam Perencanaan

Anggaran yang telah dibuat tidak terlepas dari kemampuan perusahaan dalam hal pengadaan bahan baku, modal yang tersedia , kemampuan tenaga kerja. Kemampuan itu akan menuntun dan memotivasi perusahaan untuk mencapai rencana yang telah di tetapkan. 

Disamping faktor yang tersebut diatas, beberapa faktor lain adalah:

a.       Produk

Barang atau jasa yang akan dihasilkan harus selalu di jaga baik dari segi kualitas dan kuantitas. Disamping itu juga harus memperhatikan tentang trend penjualan, harga, diversifikasi produk, disain,merek,kemasan dan lain-lain.

b.      Pasar

Target dari pasar dalam hal ini adalah calon konsumen. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah informasi tentang konsumen, selera konsumen, kemampuan atau daya beli konsumen.

c.       Distribusi

Merupakan cara bagaimana barang  yang dihasilkan  dapat dengan mudah di peroleh oleh konsumen. Oleh sebab itu saluran distribusi memegang peran yang dominan,apabila pasar yang di tuju adalah konsumen yang berada di daerah-daerah.

d.      Penelitian dan Pengembangan

Perusahaan harus peka dengan selera konsumen yang cendrung berubah-rubah mengikuti perkembangan zaman. Fenomena ini disikapi oleh perusahaan dengan semakin meningkatkan aktivitas penelitian dan pengembangan. Menciptakan varian produk yang berbeda dan tidak mudah di tiru oleh perusahaan pesaing.

Mekanisme Penyusunan Anggaran

Menejer pada prinsip nya merupakan pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan anggaran, namun dalam opeasional di delegasikan kepada bagian lain dan sesuai dengan struktur organisasi yang telah disiapkan.

Bagi perusahaan berskala kecil penyusunan anggaran dapat dilimpahkan kepada bagian administrasi, salah satu bagian dalam perusahaan.Dengan pertimbangan bahwa aktivitas yang ada tidak begitu kompleks dan pada bagian itu terkumpul semua data dan informasi seluruh kegiatan perusahaan, baik kegitan di bidang produksi, pemasaran, personalia dan keuangan.

Berbeda hal nya dengan perusahan berskala besar, dimana aktivitas yang dilakoni semakin rumit dan kompleks. Dalam perusahaan jenis ini sudah pasti membutuhkan satu bagian khusus yang menangani masalah anggaran. Biasanya bagian ini di namakan dengan “ Panitia Anggaran” yang beranggotakan perwakilan masing-masing divisi dalam perusahaan yang diketua oleh pimpinan atau wakil pimpinan perusahaan. 

Komponen-komponen Anggaran.

Rencana dari masing-masing divisi yang ada dalam perusahaan di  aktualisasikan dalam masing-masing anggaran nya juga. Seperti Anggaran Produksi, Anggaran Penjualan, Anggaran Tenaga Kerja, Anggaran Bahan Baku, Anggaran Kas dan sebagainya. Dari masing-masing anggaran tersebut, dapat lah tebentuk satu anggaran yang dapat mencakup seluruh kegiatan perusahaan yang dikenal dengan Anggaran Komprehensif.

Adapun komponen-komponen dari Anggaran Komprehensif itu adalah :

a.    Anggaran Peramalan (Forecasting Budget)

Merupakan anggaran yang memuat tentang ramalan-ramalan akan kegiatan-kegaitan perusahaan dalam masa periode tertentu yang akan datang serta ramalan tentang posisi keuangan periode tetentu di masa yang akan datang juga.

Forecasting Budget terdiri dari dua kelompok yaitu :

1.    Anggaran Operasional (Operating Budget), merupakan Anggaran yang berisi tentang taksiran-taksiran (biaya dan penghasilan) tentang kegitan-kegiatan perusahaan  dalam periode tertentu untuk masa yang akan datang

2.    Anggaran Keuangan (Financial Budget), meruapakan anggaran yang berisi taksiran-taksiran (asset,hutang dan modal) tentang keadaan atau posisi keuangan perusahaan pada satu periode untuk masa yang akan datang.

b.    Anggaran Variabel (Variable Budget)

      Merupakan anggaran yang menggambarkan tentang tingkat perubahan biaya  sehubungan dengan produktivitas perusahaan.

c.     Analisa statistika dan matematika pembantu

      Merupakan alat yang digunakan dalam membuat suatu taksiran atau ramalan. Misalnya ramalan tentang unit penjualan yang akan datang, biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan keadaan ekonomi saat sekarang dan masa yang akan datang berdasarkan tingkat konsumsi dan inflasi yang berlaku.

      Alat yang digunakan harus konsisten, valid dan reliable karena dijadikan sebagai alat evaluasi kinerja perusahaan.

d.    Laporan Anggaran (Budget Report)

Merupakan informasi tentang pelaksanaan anggaran, tentunya setelah dilakukan evaluasi. Sehingga dengan demikian jika terjadi penyimpangan dari anggaran yang telah ditetapkan dengan realisasinya dapat dilakukan tindakan korektif maupun preventif. Dan sebaliknya jika hasil yang dicapai sesuai dengan yang direncakan dapat dipertahankan dan ditingkatkan lagi.

Tahapan Penyusunan Anggaran Operasional

(Operating Budget)

 Sumber : Munandar, Hal 45 (1985)

 Tahapan Penyusunan Anggaran Keuangan (Financial Budget)

Sumber : Munandar, Hal 47 (1985)

Kelemahan-kelemahan Anggaran

Begitu banyak manfaat yang diperoleh dalam penyusunan anggaran,namun disamping itu terdapat beberapa kelemahan, diantaranya adalah :

a.    Keakuratan dalam anggaran kurang terjamin, karena penyusunannya berdasarkan perkiraan (estimasi), peramalan (forecasting), sehingga kegiatan dalam perusahaan yang berkaitan dengan penyususan anggaran tergantung kepada keakuratan perkiraan dan peramalan yang digunakan.

b.    Estimasi yang dilakukan terkadang belum sesempurna yang di anggarkan, diperlukan pelaksanaan yang serius dan konsisten.

c.  Anggaran yang telah di susun terkadang membuat karyawan merasa tertekan, karena dihadapkan pada target yang telah ditetapkan.

Aji Fitriyan Hidayat

Skill Comes From Within Yourself, Not Other Or Family, So Be Enthusiastic For Yourself.

Bagikan Artikel ini